دستورالعمل مواد 8، 15 و تبصره ماده 2 آيين‌نامه اجرايي بند الف ماده131‏برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران

        فصل اول: كليات
        ماده1ـ اين دستورالعمل براساس مواد8، 15 و تبصره ماده2 آيين‌نامه اجرايي بند ‏الف ماده 131 برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران ‏و به منظور تعيين نحوه نگهداري سوابق اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي و تبديل آنها ‏به سند الكترونيكي و سپس انتقال آنها به سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ‏ايران نوشته شده است.‏
        ماده2ـ دادگستري‌هاي سراسر كشور موظف‌اند براساس اين دستورالعمل پرونده‌هاي ‏موجود در بايگاني‌هاي راكد خود را شناسايي و پس از طي مدت زماني قانوني ذكر شده، ‏اوراق ضروري موردنظر را به اسناد الكترونيكي تبديل و سپس طبق ضوابط مطرح در ‏آيين‌نامه و اين دستورالعمل نسبت به انتقال آنها به سازمان اسناد و كتابخانه ملي در ‏تهران و يا شعب آن در شهرستان‌ها اقدام نمايند.‏
        ماده3ـ مسئولان سازمان‌ها و نهادهاي مطرح شده در ماده يك آيين‌نامه فوق‌الذكر نيز ‏موظف‌اند براساس ضوابط مربوط به ارگان خود، طبق ماده2 اين دستورالعمل اقدام نمايند.‏
        ماده4ـ در صورتي كه عناوين برخي پرونده‌هاي موجود در بايگاني‌هاي راكد در ‏عناوين مطروحه در اين دستورالعمل منظورنشده باشد و يا طبق شرايط آينده پاره‌اي ‏پرونده‌هاي جديد پديد آيند كه قابل تطبيق با عناوين مذكور نباشد، اين موارد در جلسات ‏هيأت تشخيص مركزي مطرح و در مورد آنها تصميم‌گيري و تعيين تكليف خواهدشد.‏
        فصل دوم: اسناد و اوراق و پرونده‌هاي ضروري
        ماده5 ـ اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضائي كه نگهداري سوابق آنها ضروري مي‌باشد:‏
        الف ـ حسب عناوين جزايي و ميزان مجازات عبارتند از:‏
        ‏1ـ جرايمي كه مجازات قانوني آنها سلب حيات، قطع عضو يا حبس ابد است.‏
        ‏2ـ كليه جرايم عليه امنيت داخلي و خارجي و محاربه يا افسادفي‌الارض.‏
        ‏3ـ توهين به مقام بنيانگذار جمهوري اسلامي ايران و مقام معظم رهبري.‏
        ‏4ـ توطئه عليه جمهوري اسلامي ايران يا اقدام مسلحانه و ترور و تخريب به منظور ‏مقابله با نظام و جاسوسي. ‏
        ‏5 ـ جرائمي كه مجازات قانوني آنها بيش از 10 سال و بالاتر حبس مي‌باشد.‏
        ‏6 ـ مصادره اموال و پرونده‌هاي اصل 49 قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران.‏
        ‏7ـ اخلال در نظام اقتصادي كشور براساس ماده يك قانون مذكور. ‏
        ‏8 ـ جرايم مطبوعاتي و سياسي.‏
        ‏9ـ جرايم مربوط به اختلاس، كلاهبرداري و ارتشاء كه مجازات قانوني آن حداكثر 5 ‏سال به بالا باشد.‏
        ‏10ـ دعاوي غيرمالي مهم از قبيل نكاح، طلاق و نسب
        ‏11ـ دعاوي مالي كه خواسته آن بيش از يك ميليارد ريال باشد.‏
        ‏12ـ امور حسبي.‏
        ب ـ حسب شخصيت و مقام افراد پرونده‌هاي مربوط به اعضاي مجمع تشخيص ‏مصلحت نظام، شوراي نگهبان، نمايندگان مجلس خبرگان و شوراي اسلامي، وزراء و معاونين ‏آنها، رؤساي سه قوه، معاونان و مشاوران رؤساي سه‌قوه، سفراء، دادستان و رئيس ديوان ‏محاسبات، دارندگان پايه‌هاي قضائي، استانداران، فرمانداران، افسران نظامي و انتظامي از درجه ‏سرتيپ و بالاتر، مديران كل اطلاعات استانها، مشاهير علمي و فكري، هنري، ورزشي و ...‏
        تبصره1ـ اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي فوق‌الذكر پس از انقضاي مدت 30 سال ‏به سند الكترونيكي تبديل و سپس به سازمان اسناد و كتابخانه‌ ملي منتقل خواهندشد.‏
        فصل سوم: پرونده‌هاي غيرضروري
        ماده6 ـ پرونده‌هاي قضايي كه نگهداري سوابق آنها غيرضروري و مشمول ماده5 ‏نمي‌باشند نگهداري سوابق آنها به شرح زير است:‏
        الف ـ پرونده‌هايي كه حداكثر مجازات قانوني آنها بيش از 2 سال و كمتر از 10سال ‏حبس و يا يك ميليارد ريال جزاي نقدي باشد، و دعاوي مالي كه خواسته آن تا يك ‏ميليارد ريال باشد پس از پانزده سال از اجراي حكم و مختومه شدن پرونده دادنامه‌هاي ‏مربوطه به اسناد الكترونيكي تبديل و سپس امحاء خواهندشد.‏
        ب ـ پرونده‌هايي كه حداكثر مجازات قانوني آنها كمتر از 2 سال حبس و كمتر از ‏يك ميليارد ريال جزاي نقدي و تا 74 ضربه شلاق باشد، پنج سال پس از اجراي حكم و ‏مختومه شدن با تبديل دادنامه‌هاي مربوطه به اسناد الكترونيكي، امحاء خواهندشد.‏
        ماده7ـ چگونگي نگهداري و امحاء اسناد و اوراق پرونده‌هاي ضروري و غيرضروري ‏قضايي كه با صدور قرار نهايي منع پيگرد، موقـوفي تعقيـب و سـاير قرارهـايي كه منتـهي ‏به مختومه شدن پرونده مي‌گردد، خاتمه يافته‌اند، حسب مورد تابع مقررات مندرج در ‏مواد 5 و 6 مي‌باشد.‏
        ماده8 ـ در پرونده‌هايي كه احكام حقوقي و كيفري توأم صادر شده‌است، ملاك ‏ضروري و غيرضروري بودن و نيز مدت نگهداري هر دو حكم حداكثر زماني است كه براي ‏نگهداري هر يك از پرونده‌هاي جزايي يا مدني منظور شده است.‏
        ماده9ـ چنانچه در پرونده‌اي اصل سندي كه مورد استناد طرفين قرارگرفته موجود ‏باشد، آن سند به سند الكترونيكي تبديل و اصل آن مسترد و در صورتي كه استرداد ‏ممكن نباشد تا زمان ايجاد شرايط استرداد در آرشيو موقت گنجينه اسناد سازمان اسناد ‏و كتابخانه ملي نگهداري مي‌شود.‏
        ماده10ـ براساس تبصره ماده18 آيين‌نامه و مصوبه جلسه مورخه 27/5/1386 ‏شوراي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران در صورت آمادگي تمامي ‏اسناد غيرضروري قوه قضائيه نيز پس از تبديل اوراق مورد نظر به سند الكترونيكي به آن ‏سازمان منتقل و در غير اين صورت امحاء خواهندشد.‏
        فصل چهارم: نحوه تشخيص اسناد و پرونده‌هاي مهم و ملي قوه قضائيه
        ماده11ـ اسناد و پرونده‌هاي مهم و ملي و داراي ارزش آرشيوي به آن دسته از ‏اسناد و پرونده‌هايي اطلاق مي‌شود كه در آنها به هر نحو به بحث استيفاي حقوق ملت و يا ‏آشكار شدن پاره‌اي از وقايع مهم و ملي كشور كمك شود.‏
        ماده12ـ پرونده‌ها و اوراق راجع به مقامات مهم مملكتي، جريان‌هاي سياسي ـ اجتماعي، ‏اشخاص مشهور و معروف علمي، هنري، ورزشي و ... جزء اسناد مهم و ملي تلقي مي‌شوند.‏
        تبصره ـ اسنادي كه در رابطه با هر يك از اشخاص و يا جريان‌هاي مذكور باشد، ‏تمام اوراق و اسناد آن بايد به سند الكترونيكي تبـديل شـود و هرگـاه در سـاير پرونـده‌ها ‏به مناسبتي سند و يا اسنادي در رابطه با اشخاص و جريانهاي مطروحه وجود داشته‌باشد ‏نيز به نحو فوق عمل خواهدشد.‏
        ماده13ـ پرونده‌هاي مرتبط با حقوق ملت و نهادها و همچنين پرونده‌هايي همانند ‏پرونده‌هاي انحصار وراثت، سرپرستي، وقف، وصيت و اثبات نسب نيز جزء اسناد مهم تلقي ‏شده، و در صورت انتقال اسناد مذكور به سازمان اسناد و كتابخانه ملي، سازمان مذكور ‏موظف است نهايت تلاش را جهت حفظ و نگهداري آنها به عمل آورد.‏
        ماده14ـ قوه قضائيه تا هنگام ايجاد شرايط لازم در خود دستگاه، جهت حفظ و ‏صيانت از پرونده‌هاي مهم و ملي پس از تبديل اين‌گونه اسناد به سند الكترونيكي اصل ‏آنها را به سازمان اسناد و كتابخانه ملي (معاونت اسناد) منتقل مي‌كند. معاونت مذكور ‏موظف است اين‌گونه پرونده‌ها را در سالن متعلق به قوه‌قضائيه نگهداري كند، و در صورتي ‏كه محاكم قضايي تشخيص دادند جهت رسيدگي به امور قضايي در اختيار داشتن اصل ‏پرونده‌ ضروري است، آن را در اختيار دستگاه قضايي قرار دهند.‏
        اين دستورالعمل در چهار فصل، 14 ماده و 2تبصره و يك ضميمه تنظيم و در تاريخ ... ‏به تصويب رئيس قوه‌قضائيه رسيد.‏

رئيس قوه قضائيه ـ سيدمحمود هاشمي شاهرودي

فرم‌هاي پيش‌بيني‌شده در آيين‌نامه

        در اين بخش دو فرم با عناوين « فرم مشخصات پرونده» و « فرم مخصوص بايگاني ‏راكد» كه بر اساس تبصره2، ماده4 و ماده 12 آيين‌نامه اجرايي بند الف ماده 131 برنامه ‏چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران، وظيفه تهيه آنها ‏برعهده اداره اسناد و بايگاني راكد قوه قضائيه نهاده شده است آورده شده‌اند، محاكم ‏قضايي سراسر كشور موظف‌اند اطلاعات مربوط به پرونده‌هاي مختومه خود را طبق ضوابط ‏آيين‌نامه در فرم مشخصات پرونده وارد و به بايگاني‌هاي راكد ارسال نمايند. مسئولان ‏بايگاني‌هاي راكد هم موظف‌اند پس از تكميل فرم مخصوص بايگاني راكد زمينه را براي ‏سير مراحل قانوني الكترونيكي نمودن اوراق ضروري مهيا نمايند